HOMBERGER HINGUCKER MAGAZIN

Bürgermeister Martin Wagner hat am 23. Juni 2013 Briefe abgefangen, die an die Fraktionsvorsitzenden adressiert waren. Erst eine Protokollnotiz und die Nachfrage bei der Absenderin brachte das an den Tag.

Wagner hat seitdem verschiedenste Beschreibungen des Vorgangs gegeben, die sich widersprechen. Eine Behauptung des Bürgermeisters: Briefe ohne Absender werden vernichtet, sogar die, die an andere Personen als den Magistrat gerichtet sind.

In großen Organisationen, ob Behörden oder Unternehmen ist der Geschäftslauf von eingehender Post genau geregelt, denn kein Brief darf verloren gehen. Im Rathaus ist dafür der Bürgermeister verantwortlich.

Die Regeln sind einfach und leicht verständlich, wie beispielhaft anhand der Gemeinsamen Geschäftsordnung (GGO) von Berlin nachzulesen ist.

Briefe an die Behörde werden in der Poststelle geöffnet, erhalten einen Eingangsstempel und werden an die zuständigen Abteilungen verteilt. Ausgenommen sind Brief, die an Personen gerichtet sind, das ist dann der Fall, wenn der Personenname vor dem Behördennamen steht. Ein solcher Brief darf nur von der genannten Person geöffnet werden, diese entscheidet selbst, wie sie mit dem Brief weiter umgeht. Das trifft auch auf die Briefe zu, die besonders gekennzeichnet sind mit Worten wie "persönlich", "vertraulich".
Briefe an die Stadtverordneten bzw. das Organ der Stadtverordnetenversammlung (in Berlin heißen sie Bezirksverordnete) gehen ungeöffnet an diese.
Ob Briefe auf dem Umschlag einen Absender tragen oder nicht, ist unerheblich. Ein Absender kann einen Absenderangabe machen wenn er möchte, dass der Brief an ihn zurückgeschickt wird, falls er unzustellbar ist oder wegen unzureichender Frankierung nicht befördert wird. Die Absenderangabe liegt im eigenen Interesse des Absenders, sie hat rechtlich keine Bedeutung.

Selbst anonyme Schreiben, also Schreiben bei denen auch auf dem Briefbogen kein Absender zu erkennen ist, werden geprüft, es können wichtige Hinweise enthalten, die für die Behörde von Bedeutung sind.

In der Praxis gibt es auch Briefe, die in einem Fensterumschlag versendet werden, bei denen der Absender im Fenster aber nicht zu lesen ist, weil der Brief so gefaltet ist, dass die Absenderangabe nicht im Fenster erscheint.
Übrigens verschickt die Stadt selbst Briefe ohne Absender. Die Einladungen zu Stadtverordnetenversammlung tragen auf dem Umschlag keinen Absender.

In der Homberger Verwaltung scheinen nach den Aussagen des Bürgermeisters Zustände zu herrschen, die mit rechtsstaatlichen Maßstäben nicht übereinstimmen.

:: DOKUMENTATION ::

Auszüge aus der Gemeinsamen Geschäftsordnung (GGO) von Berlin zu dem Umgang mit eingehenden Briefen:

§ 3 – Zweck der Geschäftsordnung
(1) Die Geschäftsordnung soll dazu beitragen, den Verwaltungsablauf einheitlich, zweckmäßig und übersichtlich zu gestalten. Sie dient damit damit dem Zweck, die gestellten Aufgaben bürgernah, schnell, wirksam und wirtschaftlich zu erfüllen.

§ 24 – Behandlung von Papiereingängen

(1) Die Eingänge werden in der Verteilungsstelle geöffnet, soweit es sich nicht um persönliche der vertrauliche Schriftstücke handelt. Sie versieht die Schriftstücke mit dem Eingangsstempel zeichnet sie auf die zuständigen Stellen aus und leitet sie den zum Empfang bestimmten Personen (§ 29 Absatz 3 und 4) zu.

§ 25 – Besonders zu behandelnde Eingänge
(1) Papiereingänge, die unter einer persönlichen Anschrift eingehen, z. B.

Frau Regierungsamtfrau A.
Senatsverwaltung für Inneres und Sport
oder
Herrn B.
i. H. (im Hause) bzw.
Senatsverwaltung für Inneres und Sport,

sind den zum Empfang bestimmten Personen ungeöffnet zuzuleiten. Als persönliche Papiereingänge gelten nicht Briefe, auf denen der Personenname (gegebenenfalls mit dem Zusatz "zu Händen") nach der Behördenadresse steht, z. B

Senatsverwaltung für Inneres und Sport z. H. (zu Händen)
(von) Frau C.

Die ohne nähere Empfängerangabe an die Behörde mit dem Vermerk "Vertraulich", "Persönlich" oder "Eigenhändig" gerichteten Briefe sind der Behördenleitung oder der von ihr beauftragten Dienstkraft ungeöffnet vorzulegen.

(2) Ungeöffnet weitergeleitet werden ferner:
1. Schreiben an die Bezirksverordnetenversammlung,
2. Angebote auf Ausschreibungen,
3. an Kassen oder Zahlstellen gerichtete Papiereingänge,
(…)

(3) Ungeöffnete Papiereingänge erhalten den Eingangsstempel auf dem Briefumschlag.

§ 34 (2) Bei anonymen Eingängen ist zu prüfen, ob sie eine sachliche Bedeutung haben. Berührt ihr Inhalt allgemeine politisch wichtige oder die Sicherheit des Staates betreffende Vorgänge, sind sie bei papiergebundener Vorgangsverarbeitung mit Briefumschlag verschlossen, bei elektronischer Vorgangsbearbeitung unmittelbar der für Inneres zuständigen Senatsverwaltung zuzuleiten. Die Entscheidung darüber trifft die Behördenleitung.