Prinzip der Schriftlichkeit in der Verwaltung
In der öffentlichen Sitzung des Akteneinsichtsausschusses am 1. Oktober 2008, wurde festgestellt, dass aus der Akte nicht hervorgehe, wer welche Initiative ergriffen hat, um das Projekt Basaltabbau in Gang zu setzen. Es besteht der Verdacht, dass die Akte nicht vollständig ist.
Der auch anwesende Bürgermeister äußerte sich dazu, er würde doch nicht alles aufschreiben.
Auf den Hinweis, dass die Schriftlichkeit ein wesentliches Element der Verwaltung sei, wies er das von sich.
Das Prinzip der Schriftlichkeit gewährleistet, dass alle Vorgänge nachvollziehbar sind und die Transparenz gegeben ist. Es dient der Kontrolle der Mitarbeiter wie auch der Amtsführung der Führungskräfte.
Zum Prinzip der Schriftlichkeit heißt es im Verwaltungslexikon:
"Stand und Entwicklung der Vorgangsbearbeitung müssen jederzeit (im Rahmen der Aufbewahrungsfristen) aus den elektronisch oder in Papierform geführten Akten nachvollziehbar sein. Einzelheiten der Dokumenten- und Aktenverwaltung regelt die Registraturrichtlinie (RegR)."
"Es handelt sich um ein für die moderne Verwaltung wesentliches Prinzip, das die Unpersönlichkeit und Kontrollierbarkeit der Amtsführung der Mitarbeiter/Führungskräfte gewährleisten soll und deshalb auch ein – sinnvolles – Element jeder "Bürokratie" ist, wie sie Max Weber beschrieben hat."
Aus Online-Verwaltungslexikon – Management und Reform der öffentlichen Verwaltung , Stichwort "Vermerk"
= "Aktenvermerk" = "Aktennotiz"; ein zumeist durch die Überschrift "Vermerk" gekennzeichneter und vom Verfasser unterschriebener Teil der Akte, mit dem Informationen ohne Weisungs- oder Entscheidungscharakter festgehalten werden, um zu gewährleisten, dass die Akte alle wichtigen Informationen enthält (Prinzip der Schriftlichkeit bzw. Aktenmäßigkeit). Gegensatz: Verfügung.
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